FAQ - Häufig gestellte Fragen

3. Können wir auch MS Access 2013 (32-Bit) benutzen, um eigene Datenbanken für das Adress Büro zu erstellen?
Ja! MS Access 2013 führt nicht zwingend ein neues Datenbankformat ein. 

4. Wir haben noch Office 2007 und Access 2007 im Einsatz. Können wir trotzdem mit dem Adress Büro 2018 arbeiten, ohne unser Office-Paket gleich updaten zu müssen?
Ja, natürlich. Adress Büro 2017 ist abwärtskompatibel und kann sowohl mit Datenbanken im Access 2003-Format als auch im Access 2010-Format arbeiten. Auch wenn Sie mit der älteren Datenbankversion arbeiten, müssen Sie auch die aktuellen Datenbank Laufzeitmodule (AccessDatabaseEngine.exe) installieren. An Ihrer Office-Umgebung werden hierdurch keine Änderungen durchgeführt.

5. Wie kann ich meine Adressen aus Word in das Adress Büro übernehmen?
Vorgehensweise bei der Übernahme von Adressen aus einer Word-Tabelle nach Adress Büro 2017.
Annahme: Die Adressen stehen in einem Word-Dokument in einer Tabelle zur Verfügung, jede Zeile der Tabelle stellt eine Adresse dar. Beachten Sie weiterhin, daß in der Demoversion maximal 100 Adressen pro Arbeitsschritt importiert werden können. Diese Einschränkung entfällt in der Vollversion. Dies sollte dennoch ausreichend sein, um sich einen Überblick über die Möglichkeiten von Adress Büro zu verschaffen.
- Arbeiten Sie am besten mit einer Sicherheitskopie Ihres Word-Dokuments!
- Markieren Sie die ganze Tabelle oder die Anzahl Zeilen, die Sie übernehmen möchten.
- Wandeln Sie jetzt den markierten Bereich in Text um.
Verwenden Sie hierzu die folgenden Befehle:
Word 97: Menübefehl Tabelle > Tabelle in Text umwandeln
Word 2000: Menübefehl Tabelle > Umwandeln > Tabelle in Text
Word 2003: Menübefehl Tabelle > Umwandeln > Tabelle in Text
Word 2007: Menübefehl Layout > In Text konvertieren (im Abschnitt: Daten)
In dem nun erscheinenden Dialog "Text trennen durch" ändern Sie die Vorgabe auf Andere ; d.h. Sie klicken die Zeile "Andere" an und geben einen Strichpunkt ";"ein (Verwenden Sie nicht die Zeile Semikola, denn hier fügt Word unnötige Leerzeichen ein!)
Speichern Sie jetzt mit dem Menübefehl "Speichern unter" und wählen als Dateityp "Nur Text" Jetzt haben Sie die Textdatei erzeugt, die die Adressen als reinen Text enthält. Eine kurze Kontrolle, indem Sie die soeben erzeugte Datei durch einen Doppelklick im Editor "notepad" öffen, zeigt z.B. folgenden Aufbau:
Name;Vorname;Strasse;Plz;Ort;Bemerkung; Name1;Vorname1;Strasse1;Plz1;Ort1;Bemerkung1;
Hierbei können durchaus Leerfelder auftreten, aber pro Zeile haben Sie eine Adresse.
Nun müssen die Daten nur noch ins Adress Büro importiert werden:
Menübefehl: Datei > Importieren auswählen.
In dem Dialog wählen Sie als Dateinamen die soeben erzeugte Textdatei (*.txt) Formateinstellung belassen Sie auf Text/ASCII
Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Optionen
In diesem Dialog stellen Sie folgendes ein:
- Trennzeichen: Semikolon
- Feldnamen als Überschrift in die erste Zeile wegklicken/deaktivieren
- Textbegrenzungszeichen: {kein}
Übrigens steht in jedem Dialog über die Taste F1 die kontextsensitive Hilfe bereit!
Jetzt beenden Sie diesen Dialog mit OK · Im neuen Dialog "Import Feldnamen Zuordnung" müssen Sie festlegen, welche Felder der Textdatei in welche Felder der aktuellen Datenbank eingelesen werden sollen. Auch hier sollte F1 zur Verfügung stehen! Wenn keine Spaltenüberschriften in der Tabelle zur Verfügung stehen, werden die Importfelder einfach durchnummeriert, in unserem obigen Beispiel ist die Name-Spalte Feld 0, Vorname Feld 1,... Nachdem Sie ja mit Testdaten bzw. Kopien arbeiten, können Sie diesen Vorgang nochmal wiederholen, falls nicht alles auf Anhieb klappen sollte. Viel Erfolg!
Einige Tipps zum Import:
Importfelder können mehreren Datenbankfeldern zugewiesen werden, z. B. Feld 0 kann mehrfach auf der rechten Spalte der Feldnamen Zuordnung ausgewählt werden.
Sind Ihre Felder nicht wie im obigen Beispiel aufgeteilt, sondern z.B. Name und Vorname in einem Feld zusammengefaßt (z.B: Feld 0), empfehlen wir folgende Vorgehensweise: Importieren Sie in diesem Fall Feld 0 in die vorhandenen Datenfelder Name und Vorname und löschen später im Eingabeformular den jeweils nicht benötigten Teil.

6. Wie kann ich meine Adressen aus Excel in das Adress Büro übernehmen?
Falls Sie ein MS Excel 2010 oder neuer installiert haben, kann das Adress Büro direkt in Excel-Dateien (*.xlsx) exportieren und aus diesen auch importieren.
Adressenimport aus Excel 97/2000:
Grundsätzlich sind mehrere Wege möglich (Text, ODBC). Wir skizzieren hier den (kürzeren) Textimport.
In Excel speichern Sie Ihre Adressen im Textformat ab: Menüpunkt: Datei > Speichern unter... Wählen Sie in diesem Dialog im Auswahlfeld Dateityp den Eintrag "CSV (Trennzeichen getrennt) (*.csv)". Damit wird eine neue Datei angelegt, z.B. Adressen.csv. Haben Sie in Ihrer Excel-Arbeitsmappe mehrere Tabellen, müssen Sie für jede Tabelle eine Datei nach diesem Schema anlegen. Idealerweise sind in Ihrer Adreßtabelle die Spalten mit einer Überschrift versehen, z.B. Name, Vorname, Strasse, Plz, Ort,.... Diese Spaltennamen stehen als Feldnamen beim Import zur Verfügung und vereinfachen den Importvorgang. Andernfalls stehen hier nur die Namen Feld01, Feld02,... zur Verfügung. Beenden Sie danach Excel oder schließen Sie das Dokument.
Im Adress Büro (Demoversion genügt zum Testen) wählen Sie den Menüpunkt Datei > Importieren. Falls der Dialog "Importeinstellungen" erscheint, wählen Sie die Schaltfläche Neu. Danach sind Sie auf jedem Fall im Dialog "Import Dateiauswahl". Diesen Dialog arbeiten Sie von oben nach unten ab: Mit der Schaltfläche Durchsuchen wählen Sie die zu importierende Datei, in unserem Fall "Adressen.csv".
Als Format bzw. Dateityp sollte Text/ASCII eingestellt sein. Über die Schaltfläche Optionen stellen Sie die Optionen für den Textimport ein: in unserem Fall sollte hier Semikolon markiert sein, Feldnamen als Überschrift in der ersten Zeile ist angekreuzt und in dem Feld Textbegrenzungszeichen stellen Sie "{kein}" ein. Verlassen Sie diesen Dialog mit OK.
Danach klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. In dem sich nun öffnenden Dialog "Import Feldnamen Zuordnung" sehen Sie in der Liste 2 Spalten. In der linken Spalte die Feldnamen der Adressdatenbank, in der rechten Spalte die Feldnamen der zu importierenden Datei (in unserem Fall die oben erwähnten Spaltenüberschriften). Tip: Sie erhalten in jedem Dialog kontextsensitive Hilfe mit F1, die immer auch eine Funktionsbeschreibung des jeweiligen Dialoges liefert. Wenn Sie die Feldzuordnung getroffen haben, können Sie die Importeinstellungen auch abspeichern, wenn Sie sie häufiger benötigen, bzw. durch die Schaltfläche Importieren den eigentlichen Importvorgang anstarten. .

7. Wie kann ich meine Adressen aus Works in das Adress Büro übernehmen?
Adressenimport aus Works 2000:
In MS Works 2000 gehen Sie dabei folgendermaßen vor:
Starten Sie das Adressbuch im Abschnitt Programme/Adressbuch. Im Adressbuch wählen Sie den Menübefehl Datei > Exportieren > Anderes Adressbuch... In dem Dialog "Exportprogramm für das Adressbuch" wählen Sie den Eintrag Textdatei (mit Kommas als Trennzeichen) und klicken auf die Schaltfäche "Exportieren". Im Dialog "CSV-Export" geben Sie einen Dateinamen ein, z.B. Adressen.txt Danach klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter> ". In nächsten Dialog markieren Sie die Felder, die exportiert werden sollen. Mit der Schaltfläche "Fertig stellen" starten Sie den Exportvorgang. Wenn Sie beim Dateinamen keinen Pfad mit angegeben haben, wird die Datei im Installationsverzeichnis von Works abgelegt (C:\Programme\Microsoft Works\Adressen.txt).
Im Adress Büro (Demoversion genügt zum Testen) wählen Sie den Menüpunkt Datei > Importieren. Falls der Dialog "Importeinstellungen" erscheint, wählen Sie die Schaltfläche Neu. Danach sind Sie auf jedem Fall im Dialog "Import Dateiauswahl". Diesen Dialog arbeiten Sie von oben nach unten ab: Mit der Schaltfläche Durchsuchen wählen Sie die zu importierende Datei, in unserem Fall "Adressen.txt".
Als Format bzw. Dateityp sollte Text/ASCII eingestellt sein. Über die Schaltfläche Optionen stellen Sie die Optionen für den Textimport ein: in unserem Fall sollte hier Semikolon markiert sein, Feldnamen als Überschrift in der ersten Zeile ist angekreuzt und in dem Feld Textbegrenzungszeichen stellen Sie "{kein}" ein. Verlassen Sie diesen Dialog mit OK.
Danach klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. In dem sich nun öffnenden Dialog "Import Feldnamen Zuordnung" sehen Sie in der Liste 2 Spalten. In der linken Spalte die Feldnamen der Adressdatenbank, in der rechten Spalte die Feldnamen der zu importierenden Datei (in unserem Fall die oben erwähnten Spaltenüberschriften). Tip: Sie erhalten in jedem Dialog kontextsensitive Hilfe mit F1, die immer auch eine Funktionsbeschreibung des jeweiligen Dialoges liefert. Wenn Sie die Feldzuordnung getroffen haben, können Sie die Importeinstellungen auch abspeichern, wenn Sie sie häufiger benötigen, bzw. durch die Schaltfläche Importieren den eigentlichen Importvorgang anstarten. .

8. Wir müssen häufiger Adressen aus anderen Datenbanken/-quellen übernehmen. Können wir unsere Importeinstellungen speichern?
Ja, Sie können Ihre Importeinstellungen, einschließlich der Feldzuordnung abspeichern, später laden und wiederverwenden. Die Importeinstellungen werden mit einem Dateinamen gespeichert, so daß gleichzeitig mehrere Importeinstellungen zur Verfügung stehen. Diese Funktion steht Ihnen auch in der Demoversion zur Verfügung.

9. Ist es möglich, mit einer Abfrage alle Adressen, oder ausgewählte Adressen auf einmal zu verändern?
Ja, mit der Funktion "Suchen & Ersetzen" können Sie an allen Adressen oder einer Teilmenge davon, Änderungen in einem Arbeitsgang durchführen.

10. Ist das Adress Büro netzwerkfähig?
Ja, für den Einsatz in einem LAN existiert eine Netzwerkversion (Enterprise Edition und auch Client/Server-Edition). Mit dieser Version können mehrere Benutzer gleichzeitig mit einer Adressdatenbank arbeiten, die zentral auf einem Fileserver (Novell, Windows Server, Linux/Samba,...) abgelegt ist. Beachten Sie hierbei unsere günstigen Lizenzstaffelungen für die unterschiedliche Zahl gleichzeitiger Nutzer.

11. Ist das Quickstart-Package zum Betrieb des Adress Büro zwingend notwendig?
Nein.

Die optional angebotenen Quickstart-Packages sind NICHT zwingend für den Betrieb notwendig. Sie sollen Ihnen lediglich helfen, schneller Ihre eigene Datenbank und Bildschirmmasken zu erstellen, bzw. im Rahmen dieser Packages erstellen wir die Datenbank und Bildschirmmasken für Sie.

Die ab der Home-Edition immer mitgelieferten Programme Visual Form und Visual Print sind dazu vollkommen ausreichend. (Wir verwenden selbst diese Programme, um die Kundendateien zu erstellen :-)

12. Können wir Adressen als Kontakte in unser Android Mobiltelefon übernehmen?
Ja.

Exportieren Sie die gewünschten Adressen im Format vCard, z.B. als Kontakte1.vcf. Diese Datei kopieren Sie auf Ihr Handy (z.B. mit USB Kabel, Speicherkarte oder Netzwerkfreigabe) und führen dort den Import in Ihre Kontakte durch.

13. Können wir die Kontakte aus dem Android Mobiltelefon auch zurück in das Adress Büro übernehmen?
Ja.

Exportieren Sie die Kontakte auf Ihrem Mobiltelefon in eine Datei, z.B. Kontakte.vcf. Diese Datei kann ins Adress Büro importiert werden. Ab der Professional-Edition kann anstelle des Dateimportes der Datenabgleich gewählt werden. Damit werden die Kontakte nicht automatisch als neue Adressen angelegt, sondern bereits bestehende Adressen werden ggfls aktualisiert.